Charges récupérables : ce que le bailleur peut refacturer et ce qu’il garde

Chaque mois, le bail affiche une ligne de charges, et chaque année, un décompte vient la justifier. On croit volontiers que le bailleur peut y glisser tout ce qui touche à l’immeuble, ou que le bail seul décide de ce qui se refacture. Pourtant, la liste des charges récupérables est fixée par le décret n° 87-713 du 26 août 1987, et une dépense qui n’y figure pas reste à votre charge, même si une clause affirme le contraire.

En bref : seules les dépenses énumérées par le décret du 26 août 1987 sont refacturables au locataire, que le logement soit loué vide ou meublé. Le reste, taxe foncière, honoraires de gestion et gros travaux compris, demeure à la charge du bailleur. Le bail choisit ensuite le mode de paiement : provisions ou forfait.

Qui décide de ce que le bailleur peut refacturer au locataire ?

Ce n’est pas le bail, c’est la loi. L’article 23 de la loi du 6 juillet 1989 limite les charges à trois catégories : les services rendus liés à l’usage de la chose louée, l’entretien courant et les menues réparations des éléments d’usage commun, et les impositions dont le locataire profite directement. Le détail est renvoyé à un décret en Conseil d’État.

Concrètement, la liste est limitative. Une clause qui met à la charge du locataire une dépense absente du décret ne la rend pas récupérable, et le locataire peut en contester le remboursement. Reste à savoir comment ces sommes sont réclamées en cours d’année : ce choix entre avances mensuelles et somme fixe est détaillé dans l’article sur les provisions ou forfait de charges.

Que contient la liste officielle du décret de 1987 ?

L’annexe du décret regroupe huit rubriques : les ascenseurs et monte-charge ; l’eau froide, l’eau chaude et le chauffage collectifs ; les installations individuelles ; les parties communes intérieures ; les espaces extérieurs ; l’hygiène ; les équipements divers ; les impositions et redevances. Chaque rubrique énumère des dépenses précises, pas des catégories larges.

C’est ce détail qui compte. Au titre de l’hygiène, on trouve par exemple les sacs d’ordures, la désinsectisation et la désinfection. Parmi les équipements divers figurent la ventilation mécanique et les interphones. Côté impositions, la taxe d’enlèvement des ordures ménagères et la taxe de balayage peuvent être refacturées. Une facture n’est donc récupérable que si son objet se retrouve, presque mot pour mot, dans l’une de ces rubriques.

La frontière devient délicate dès qu’un nuisible entre en jeu : tout dépend de la nature de l’intervention et de l’endroit où elle a lieu. L’article consacré aux rats et espèces nuisibles examine ces cas un par un.

Que peut-on refacturer pour le gardien ou l’employé d’immeuble ?

Le décret prévoit une règle propre au personnel. Pour un gardien ou un concierge, la rémunération et les charges sociales et fiscales sont récupérables à hauteur de 75 % s’il assure à la fois l’entretien des parties communes et l’élimination des rejets, et de 40 % s’il n’assure que l’une des deux tâches. Pour un employé d’immeuble, la part récupérable peut atteindre 100 % sur les tâches visées par le décret.

Le pourcentage s’applique à la rémunération et aux charges qui l’accompagnent, pas à l’ensemble du coût de l’immeuble. Un bailleur qui refacture la totalité du salaire d’un gardien polyvalent, ou une loge qui n’assure qu’une seule des deux missions au taux de 75 %, dépasse ce que le décret permet.

Quelles dépenses restent à la charge du bailleur ?

Tout ce qui ne figure pas dans la liste. Service-Public cite notamment la taxe foncière, les honoraires de gestion, les gros travaux et le contrôle quinquennal de l’ascenseur. Le droit de bail, que le décret exclut des impositions récupérables, reste lui aussi au propriétaire.

L’erreur la plus fréquente vient de la confusion entre entretien et remplacement. Le décret autorise l’entretien courant et les menues réparations, mais le remplacement d’un équipement n’entre pas dans cette catégorie, sauf coût limité. Changer la pompe d’une chaufferie collective ne se traite donc pas comme resserrer un joint. Pour la frontière entre ce qui revient au bailleur et ce qui revient au locataire dans le logement lui-même, l’article sur les réparations locatives donne les repères utiles.

Autrement dit, devant une ligne de charges douteuse, la bonne question n’est pas « le locataire en profite-t-il ? » mais « cette dépense figure-t-elle au décret ? ».

Provisions, forfait ou charges réelles : que prévoit le bail ?

Le décret dit quoi refacturer, le bail dit comment. En location vide, le bailleur demande des provisions mensuelles, puis ajuste chaque année sur les dépenses réelles. En meublé, résidence principale, il peut au contraire prévoir un forfait, qui ne donne lieu ni à complément ni à régularisation ultérieure.

Mode de paiement	Logement concerné	Ajustement en fin d’année
Provisions	Location vide ; meublé si le bail le prévoit	Oui, sur les dépenses réelles
Forfait	Meublé en résidence principale ; colocation, selon l’article 25-10 de la loi de 1989	Non, le montant reste le même

Une précision qui évite des litiges : l’ADIL signale que, dans un bail meublé ambigu, les juges présument des provisions et exigent alors une régularisation justifiée. Si vous voulez un forfait, écrivez-le clairement dans le bail. Quel que soit le mode choisi, les dépenses refacturées restent celles du décret : un forfait ne permet pas d’y ajouter une charge qui n’y figure pas.

Que devez-vous communiquer au locataire à la régularisation ?

Lorsque vous avez demandé des provisions, vous devez faire une régularisation par an. Un mois avant, communiquez au locataire le décompte par nature de charges. Pendant six mois à compter de son envoi, les pièces justificatives restent à sa disposition. Le locataire peut donc demander à consulter les factures, et un bailleur qui ne peut pas les produire fragilise sa demande.

Le calendrier compte aussi. Si la régularisation n’intervient pas avant la fin de l’année civile suivante, le locataire peut demander à payer par douzièmes. Le bailleur dispose de trois ans pour réclamer des charges impayées. La fiche Service-Public sur les charges locatives rappelle ces règles, et l’analyse de l’ADIL sur l’absence ou le retard de régularisation en détaille les conséquences.

Ce qu’il faut retenir avant d’écrire ou de relire un bail

Avant de signer, comparez chaque ligne de charges avec le décret du 26 août 1987 sur Légifrance : si elle n’y figure pas, ne la refacturez pas. Précisez ensuite dans le bail le mode retenu, provisions ou forfait, et conservez les justificatifs. Côté locataire, la même comparaison permet de repérer une ligne contestable avant de payer ou de réclamer.

Questions fréquentes

La taxe foncière est-elle récupérable sur le locataire ?

Non. La taxe foncière reste à la charge du propriétaire. En revanche, la taxe d’enlèvement des ordures ménagères et la taxe de balayage figurent parmi les impositions que la liste du décret permet de refacturer au locataire.

Une clause du bail peut-elle ajouter une charge absente de la liste ?

Non. La liste du décret du 26 août 1987 est limitative. Une dépense qui n’y figure pas reste à la charge du bailleur, même si le bail prévoit que le locataire la rembourse, et le locataire peut en contester le paiement.

Le forfait de charges peut-il être régularisé après coup ?

Non. En meublé, le forfait ne doit pas s’accompagner d’un complément à verser ni d’une régularisation ultérieure. Si le bail est ambigu, les juges présument des provisions : mieux vaut donc écrire clairement le mode choisi.

Quelle part du salaire du gardien peut-on refacturer ?

Pour un gardien ou un concierge, 75 % de la rémunération et des charges s’il assure à la fois l’entretien des parties communes et l’élimination des rejets, 40 % s’il n’assure que l’une des deux tâches. Pour un employé d’immeuble, la part peut atteindre 100 % sur les tâches visées.

Combien de temps a-t-on pour réclamer des charges oubliées ?

Le bailleur dispose de trois ans pour réclamer des charges impayées. Si la régularisation n’a pas lieu avant la fin de l’année civile suivante, le locataire peut en outre demander à payer par douzièmes.