Provisions sur charges ou forfait de charges : quel mode de récupération choisir en 2026 selon votre location ?

Au moment de rédiger un bail, la plupart des bailleurs consacrent des heures au montant du loyer et quelques secondes à la ligne « charges ». C'est pourtant là que se nouent nombre de litiges : un locataire qui réclame trois ans de justificatifs, un bailleur qui découvre qu'il ne peut pas récupérer une hausse de 40 % du chauffage collectif, ou une régularisation oubliée qui devient irrécupérable. Le choix entre provisions sur charges et forfait de charges n'est pas un détail administratif : il détermine qui supporte le risque d'évolution des charges, quelles obligations de justification pèsent sur le bailleur, et ce qu'il est possible de récupérer en fin de bail.

Ce guide expose les deux mécanismes prévus par la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, précise dans quels types de location chacun est autorisé, compare leurs avantages réels pour le bailleur, et donne une méthode pour fixer un forfait qui ne soit ni illégal ni déficitaire. Il complète notre guide consacré à la régularisation annuelle des charges, qui détaille la mécanique du régime des provisions.

Que sont les charges récupérables et qui peut les réclamer au locataire ?

La liste limitative du décret du 26 août 1987

Quel que soit le mode de récupération choisi, le bailleur ne peut faire supporter au locataire que les charges récupérables énumérées par le décret n° 87-713 du 26 août 1987. Cette liste est limitative : ce qui n'y figure pas ne peut pas être refacturé au locataire, même par une clause du bail, même avec l'accord du locataire au moment de la signature. L'article 23 de la loi du 6 juillet 1989 fixe le principe, et le décret en dresse l'inventaire.

Cette liste comprend, pour l'essentiel, les dépenses d'eau froide et chaude et de chauffage collectif, l'électricité des parties communes, l'entretien courant et les menues réparations des équipements communs (ascenseur, VMC, chaudière collective), l'entretien des espaces verts, le nettoyage des parties communes, la rémunération du gardien ou de l'employé d'immeuble (à hauteur de 75 % ou 40 % selon ses missions), et les taxes locatives, au premier rang desquelles la taxe d'enlèvement des ordures ménagères.

En revanche, les honoraires du syndic, l'assurance de l'immeuble, les gros travaux (ravalement, remplacement de la chaudière, réfection de la toiture), la taxe foncière elle-même et les frais de gestion locative restent à la charge exclusive du bailleur. Une erreur fréquente consiste à répercuter l'intégralité de l'appel de charges du syndic, qui mélange charges récupérables et non récupérables.

Le cas particulier des charges individuelles

Les consommations individuelles souscrites directement par le locataire (électricité du logement, gaz, internet, assurance habitation) ne sont pas des charges locatives au sens de la loi : le locataire les paie directement à son fournisseur. Elles n'entrent donc ni dans les provisions ni dans le forfait, sauf dans les cas où le bailleur a conservé les abonnements à son nom, ce qui se rencontre en meublé de courte durée, en colocation ou en bail mobilité.

Dans ces configurations, le bailleur peut inclure dans les charges récupérables les consommations réelles d'énergie et d'eau du logement, puisqu'il les avance. C'est précisément dans ces situations que le forfait de charges prend tout son intérêt pratique, car il évite une comptabilité individuelle fastidieuse. Mais c'est aussi là que le risque de décalage entre le forfait et la dépense réelle est le plus élevé.

Le régime des provisions sur charges : fonctionnement et contraintes

Une avance mensuelle suivie d'une régularisation annuelle obligatoire

Le régime des provisions est celui de droit commun, le seul autorisé en location vide à titre de résidence principale. Le locataire verse chaque mois, avec le loyer, une provision dont le montant est fixé dans le bail. L'article 23 de la loi de 1989 précise que ces provisions doivent être justifiées par les résultats antérieurs arrêtés lors de la précédente régularisation et, en copropriété, par le budget prévisionnel.

Le bailleur doit ensuite procéder à une régularisation au moins annuelle : il compare les provisions encaissées aux charges réelles récupérables et réclame le complément ou rembourse le trop-perçu. Un mois avant cette régularisation, il doit communiquer au locataire le décompte par nature de charges et, en copropriété, le mode de répartition, puis tenir les pièces justificatives à disposition pendant six mois. Depuis la loi ALUR, il transmet ce récapitulatif par voie dématérialisée si le locataire le demande.

Ce régime présente un avantage économique majeur : le bailleur récupère exactement ce qu'il a dépensé en charges récupérables, ni plus ni moins. Si le coût du chauffage collectif double, la régularisation le répercute. Le risque d'évolution des charges est entièrement supporté par le locataire.

Le prix de cet avantage : rigueur, délais et prescription

La contrepartie est une charge administrative réelle et des délais qui, s'ils ne sont pas respectés, coûtent cher. L'article 7-1 de la loi de 1989 soumet les actions du bailleur à une prescription de trois ans : une régularisation non réclamée dans les trois ans de son exigibilité est définitivement perdue. Par ailleurs, lorsque la régularisation n'a pas été effectuée avant le terme de l'année civile suivant l'année d'exigibilité, le locataire peut exiger un paiement échelonné sur douze mois du rappel.

En pratique, un bailleur qui gère seul et laisse passer deux ou trois exercices sans régulariser s'expose à la fois à la contestation du locataire, à la perte des sommes prescrites et à l'étalement des rappels. Le régime des provisions récompense les bailleurs organisés et pénalise sévèrement les autres.

Il impose également une transparence totale : le locataire a le droit de consulter les factures, les relevés de compteurs et les décomptes du syndic. Toute somme qui n'apparaît pas dans les pièces justificatives est contestable. Le bailleur doit donc conserver ces documents pendant au moins trois ans après la régularisation.

Le forfait de charges : dans quelles locations est-il autorisé ?

Location meublée, colocation et bail mobilité

Le forfait de charges n'est pas ouvert à toutes les locations. La loi ALUR l'a autorisé dans trois hypothèses précises. En location meublée à usage de résidence principale, l'article 25-10 de la loi de 1989 permet de récupérer les charges soit sous forme de provisions avec régularisation, soit sous forme d'un forfait versé simultanément au loyer. En colocation, vide ou meublée, l'article 8-1 offre le même choix. Enfin, le bail mobilité, créé par la loi ELAN de 2018, impose obligatoirement le forfait (article 25-15) : aucune régularisation n'y est possible.

En revanche, en location vide classique hors colocation, le forfait est interdit. Une clause de forfait insérée dans un bail nu d'habitation à un locataire unique est réputée non écrite : le locataire peut exiger un décompte des charges réelles et le remboursement de tout ce qui excède les charges récupérables justifiées, dans la limite de la prescription triennale. Le bailleur d'un logement vide n'a donc pas le choix : il doit appliquer les provisions.

Un bailleur qui loue un logement vide à un couple ne peut pas invoquer la colocation pour appliquer un forfait : la loi définit la colocation comme la location par plusieurs locataires à l'exclusion des couples mariés ou pacsés au moment de la conclusion du bail (article 8-1). Deux concubins non pacsés, en revanche, constituent bien une colocation au sens de la loi.

Les règles de fixation et de révision du forfait

Le forfait n'est pas un montant libre. La loi exige qu'il soit fixé en fonction des montants exigibles au titre de l'article 23, c'est-à-dire des charges récupérables réellement supportées par le bailleur, et précise qu'il ne peut pas être manifestement disproportionné au regard des charges dont le locataire ou le précédent locataire se serait acquitté. Un forfait de 250 € mensuels pour un studio dont les charges réelles s'établissent à 70 € est illégal : le juge peut le réduire et ordonner le remboursement du trop-perçu, le forfait manifestement excessif s'analysant comme un loyer déguisé.

Le forfait peut être révisé chaque année dans les mêmes conditions que le loyer principal, c'est-à-dire par application de la variation de l'indice de référence des loyers (IRL), à condition qu'une clause de révision figure au bail. C'est la seule évolution possible : hors révision indiciaire, le forfait est figé pendant toute la durée du bail. Aucune régularisation ultérieure ne peut intervenir, ni à la hausse pour le bailleur, ni à la baisse pour le locataire.

Prenons un exemple : un T2 meublé dont les charges récupérables ont représenté 1 020 € sur le dernier exercice, soit 85 € par mois. Le bailleur fixe un forfait de 90 €, marge raisonnable de 6 % couvrant l'inflation des charges. Si l'IRL progresse de 2,5 % l'année suivante, le forfait passe à 92,25 €. Si dans le même temps le chauffage collectif augmente de 15 %, le bailleur absorbe la différence. À l'inverse, si les charges baissent, il conserve l'écart.

Comparatif pour le bailleur : quel régime choisir selon la situation ?

Les avantages réels du forfait

Le premier avantage du forfait est la simplicité de gestion : pas de décompte annuel, pas de justificatifs à produire, pas de délai de régularisation à surveiller, pas de rappel à recouvrer auprès d'un locataire parti. Pour un bailleur qui gère plusieurs meublés ou une colocation avec rotation fréquente des occupants, le gain de temps est considérable et le risque d'oubli disparaît.

Le second avantage est la prévisibilité commerciale. Un locataire de meublé ou un colocataire compare des annonces affichant un montant « charges comprises » ; un forfait permet d'afficher un prix total lisible et stable. Il évite aussi le conflit classique de la régularisation, souvent vécue par le locataire comme une facture surprise, qui dégrade la relation locative et précipite parfois un préavis.

Le troisième avantage est fiscal et pratique en colocation : le bailleur qui conserve les abonnements d'énergie et d'internet à son nom peut intégrer ces coûts au forfait sans avoir à répartir des factures individuelles entre colocataires qui entrent et sortent à des dates différentes.

Les risques du forfait et les cas où les provisions restent préférables

Le forfait transfère au bailleur le risque d'évolution des charges. Dans un immeuble à chauffage collectif au gaz ou au fioul, où le poste énergie représente parfois plus de la moitié des charges récupérables, une hausse brutale des prix, comme celle observée en 2022-2023, ne peut pas être répercutée avant la fin du bail. Un bailleur qui a fixé un forfait juste au-dessus des charges constatées peut se retrouver à perdre plusieurs centaines d'euros par an.

Le forfait est également déconseillé lorsque le bailleur ne dispose pas d'un historique fiable des charges : première mise en location, immeuble récent, changement de mode de chauffage. Sans base de calcul solide, le forfait est soit trop bas et déficitaire, soit trop haut et contestable. Dans ces cas, une première année en provisions permet de constituer l'historique avant de basculer éventuellement vers un forfait au renouvellement, par avenant accepté du locataire.

Enfin, lorsque les charges sont élevées et volatiles (chauffage collectif, eau chaude collective, gardien, ascenseur dans un petit immeuble), les provisions demeurent le régime le plus sûr pour le bailleur, même en meublé. Le forfait est idéal pour des charges faibles et stables : petit immeuble sans chauffage collectif, charges limitées à l'eau froide, l'électricité des communs et la TEOM.

Les erreurs fréquentes et les points de vigilance en 2026

Rédiger la clause de charges de façon ambiguë

La clause du bail doit indiquer sans équivoque le régime retenu. Le contrat type issu du décret n° 2015-587 du 29 mai 2015 prévoit une rubrique dédiée où le bailleur coche soit « provisions sur charges avec régularisation annuelle », soit « paiement périodique des charges sans provision », soit, en meublé et en colocation, « forfait de charges ». Une clause qui mentionne un forfait tout en prévoyant une régularisation est contradictoire ; en cas de litige, le juge retiendra l'interprétation la plus favorable au locataire.

Le bail doit aussi mentionner, pour un forfait, son montant et sa périodicité de versement, et préciser la clause de révision annuelle si le bailleur souhaite pouvoir l'indexer. L'omission de la clause de révision fige le forfait pour toute la durée du bail et de ses renouvellements.

Confondre forfait de charges et loyer charges comprises

Certains bailleurs de meublés indiquent un loyer global « charges comprises » sans distinguer la part de loyer et la part de charges. Cette pratique est risquée : le montant du loyer hors charges est nécessaire pour appliquer la révision IRL, pour calculer le dépôt de garantie (deux mois de loyer hors charges en meublé), pour déclarer les revenus locatifs et pour vérifier le respect de l'encadrement des loyers dans les zones concernées. Le bail doit toujours distinguer le loyer principal et le forfait de charges.

En zone d'encadrement des loyers, l'enjeu est encore plus sensible : un forfait de charges manifestement gonflé pour contourner le plafond de loyer serait requalifié en complément de loyer irrégulier, avec les sanctions correspondantes.

Oublier la TEOM et les taxes dans le calcul du forfait

La taxe d'enlèvement des ordures ménagères est une charge récupérable qui peut représenter 150 à 400 € par an selon les communes. En régime de provisions, elle est récupérée lors de la régularisation sur présentation de l'avis de taxe foncière. En régime de forfait, elle doit être intégrée dès le départ dans le calcul du montant mensuel, faute de quoi le bailleur la supporte seul pendant toute la durée du bail. Beaucoup de bailleurs calibrent leur forfait sur les seuls appels du syndic et oublient cette taxe, qui n'y figure pas.

Ce qu'il faut retenir

Le choix entre provisions sur charges et forfait de charges est d'abord dicté par la loi : en location vide à un locataire unique, seules les provisions avec régularisation annuelle sont possibles ; en location meublée et en colocation, le bailleur a le choix ; en bail mobilité, le forfait s'impose. Toute clause contraire est réputée non écrite et ouvre au locataire un droit à remboursement sur trois ans.

Lorsque le choix existe, il repose sur un arbitrage entre sécurité économique et simplicité de gestion. Les provisions garantissent au bailleur de récupérer l'intégralité des charges récupérables, au prix d'une comptabilité annuelle rigoureuse et de délais stricts. Le forfait de charges supprime cette contrainte mais transfère au bailleur le risque de hausse, sans possibilité de rattrapage autre que l'indexation sur l'IRL.

La règle pratique est simple : forfait pour des charges faibles, stables et bien connues, dans un meublé ou une colocation ; provisions partout ailleurs, et systématiquement en présence d'un chauffage collectif. Dans tous les cas, la clause du bail doit être explicite, le montant fondé sur un historique réel et la TEOM intégrée au calcul. En cas de doute sur la qualification de votre location ou la légalité d'un forfait, l'ADIL de votre département peut vous éclairer gratuitement.

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