Une bonne gestion locative passe par de bonnes relations avec le locataire. Quelles sont les meilleures pratiques pour entretenir une confiance réciproque dans le cadre d’une location ?
Il est important de maintenir une bonne relation avec son locataire, notamment lorsque naît un litige. Celui-ci sera plus facile à résoudre dès lors qu’une relation de confiance existe entre les deux parties. Il est donc dans l'intérêt du propriétaire bailleur de manifester une attention soutenue auprès du locataire.
Comment créer une relation de confiance ?
Dès le premier contact, le bailleur doit veiller à instaurer une relation de confiance avec le futur locataire. Cela passe par une transparence complète sur le logement. S’il est bien entendu indispensable de valoriser les avantages du logement loué, il reste nécessaire de souligner les éventuels défauts si ceux-ci sont importants, de même que les actions mises en place pour les effacer, ou au moins les atténuer. L’état des lieux d’entrée, notamment, doit être réalisé en toute honnêteté, sans précipitation.
A la signature du bail, il est préférable de relire le contrat et de demander si chaque point est bien compris par le locataire. C’est notamment le moment de revoir les droits et les obligations de chaque partie. Même si nul n’est censé ignorer la loi, il est toujours bon d’en discuter entre personnes responsables.
Le propriétaire n’oubliera pas de fournir avec le bail les documents obligatoires que sont le dossier des diagnostic techniques, l’état des lieux d’entrée, la notice d’information qui rappelle droits et devoirs de chacune des parties et le règlement de copropriété. Parcourir ces documents avec le locataire peut également être un bon moyen de nouer le dialogue.
Il peut également être bien vu, de la part du propriétaire bailleur, de prévoir un petit mémo qui récapitule toutes les infos pratiques : la marche à suivre en cas de panne d’un équipement, les numéros importants, l’agenda du ramassage des ordures, etc. Prendre le temps de rédiger un livret d’accueil sera très apprécié par le locataire.
Comment communiquer avec le locataire ?
Une bonne relation, c’est avant tout une bonne communication. Les échanges par téléphone n’ont pas besoin d’être nombreux, mais ils sont utiles en cas de besoin. Les sms ou les applications de chat (WhatsApp, Messenger, Télégram…) sont également un bon moyen pour communiquer, sans être trop intrusif. Par ailleurs, il est préférable de communiquer par mail. L'écrit permet un échange plus posé.
Lorsqu’un sujet est sensible, et potentiellement litigieux, l’usage du courrier recommandé avec accusé de réception est bien entendu conseillé. Pour éviter tout envenimement dû à la fermeté d’un courrier officiel, le bailleur peut prendre le soin de prévenir le locataire, par mail ou par sms, qu’il envoie ce courrier. Ce type d’attention adoucit la procédure et renforce la confiance du destinataire.
Les applications de gestion locative permettent également de maintenir une bonne communication avec le locataire. Celles-ci proposent au locataire de se connecter à un espace privé où il trouvera à sa disposition de nombreux documents. Il pourra en outre dialoguer avec le bailleur, lequel aura bien entendu une utilisation régulière de l’outil.
La réactivité du bailleur, clé de voûte d’une bonne relation
Outre les attentions et la communication, le bailleur doit également faire preuve de réactivité vis-à-vis de son locataire. Il est donc important de répondre aux coups de fil ou du moins de rappeler au plus vite. S’il appelle, c’est que le locataire est probablement en situation d’urgence.
Il convient bien entendu de répondre tout aussi rapidement aux e-mails et autres questions posées par quelque moyen que ce soit. La disponibilité et la réactivité sont des atouts appréciés dans de nombreux domaines, notamment celui de la gestion locative.
Pour améliorer ces relations, il est possible également de convenir d’horaires particuliers dans lesquels le bailleur peut échanger avec le locataire. Un formalisme qui, sans être trop rigide, permet d’éviter en outre les sentiments d'intrusivité.
Le propriétaire bailleur doit faire preuve d’écoute auprès du locataire, lorsque celui-ci exprime son point de vue, et doit s’efforcer de rechercher une solution amiable avant de songer à une action en justice. Les conciliateurs sont dans ce cas d’un excellent secours.
L’anticipation est également une qualité qui détermine le bon bailleur. Il faut prendre l'habitude d’avertir, par mail ou par simple courrier, l’imminence d’une augmentation de loyer ou d’une régularisation des charges. Il est également bien vu de prévenir la tenue de travaux suffisamment tôt, même si légalement le locataire ne peut pas s’y opposer.
En somme, la diplomatie, la prévenance et l’écoute (sans oublier la politesse) sont les atouts d’une bonne relation avec le locataire. Un climat de confiance éloigne le risque de litige et lorsque celui-ci survient, il pourra être réglé avec plus de facilité.
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