Durée conservation documents de location : ce que le bailleur doit garder

Un ancien locataire vous écrit. Il conteste une régularisation de charges et demande les justificatifs. Vous ouvrez le classeur : le bail est là, les quittances aussi, mais les factures ont disparu au dernier déménagement.

Pourtant, la situation se prévient facilement. Chaque pièce d'une location a sa propre durée de vie, et la connaître évite de tout garder par peur ou de tout jeter par lassitude. Voici les délais à retenir, document par document, côté bailleur comme côté locataire.

Durée conservation documents : trois horloges tournent en même temps

La loi ne fixe pas une durée unique. Trois délais se superposent, et c'est ce qui rend la question confuse.

Le premier concerne les litiges entre vous et le locataire. L'article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989 prévoit que toutes les actions dérivant d'un contrat de bail se prescrivent par trois ans, à compter du jour où le titulaire du droit a connu, ou aurait dû connaître, les faits qui lui permettent d'agir. Le deuxième est celui du contrôle fiscal. Le troisième touche aux travaux, avec des délais plus longs.

Un point mérite d'être posé dès maintenant : conserver n'est pas toujours une obligation. Pour les pièces fiscales, c'en est une. Pour le reste, c'est une question de preuve : sans le document, votre droit existe encore, mais vous avez du mal à le démontrer.

Les premières pièces arrivent d'ailleurs avant le bail : le dossier du candidat. Celui d'un candidat que vous n'avez pas retenu n'a pas vocation à rester dans vos tiroirs, puisqu'il contient des données personnelles. Celui du locataire retenu rejoint le bail. Si vous hésitez encore sur ce que vous demandez à l'entrée, notre article sur la lettre de motivation du candidat locataire vous aide à calibrer le dossier.

Bail, état des lieux, quittances : la durée de la location, plus trois ans

Selon le Service-Public, le bail, les états des lieux, les quittances et les lettres de révision de loyer se gardent pendant la durée de la location, puis trois ans. Ce délai colle à la prescription de l'article 7-1 : tant qu'elle court, un litige peut surgir.

Prenons le dépôt de garantie. Un ancien locataire conteste une retenue. Votre meilleure preuve, c'est la comparaison entre l'état des lieux d'entrée et celui de sortie. Sans eux, la discussion repose sur des souvenirs.

Les quittances méritent un mot. Vous devez en remettre une gratuitement au locataire qui la demande (article 21 de la loi de 1989) ; elle distingue le loyer des charges, et un paiement partiel donne lieu à un simple reçu. Gardez-en un double : c'est la trace de ce qui a été payé. Le locataire conserve ses originaux pour la même durée, par exemple pour justifier d'un paiement contesté.

Il y a aussi la révision du loyer. Elle n'est possible que si le bail la prévoit, et le bailleur qui souhaite l'appliquer agit dans l'année qui suit la date convenue (article 7-1). Gardez donc la clause, l'indice retenu et le courrier de révision : ils justifient le loyer réclamé pendant toute la location.

Que le bail soit signé avec un inconnu ou avec un proche, comme dans le cas d'une location à sa famille, les délais sont les mêmes : un bail reste un bail, avec ses preuves.

Charges et régularisation : gardez de quoi répondre aux questions

La régularisation des charges est un moment où les questions arrivent volontiers. Côté locataire, l'action en remboursement d'un trop-versé se prescrit par trois ans (Service-Public). Côté bailleur, la même prescription encadre la réclamation d'un complément. Il faut donc pouvoir présenter le décompte et les pièces qui le justifient.

Selon l'article 23 de la loi de 1989, ces justificatifs sont tenus à la disposition du locataire pendant six mois à compter de l'envoi du décompte, lui-même adressé un mois avant la régularisation. Ces six mois rythment la consultation, pas la conservation : gardez bien au-delà.

Si l'immeuble est en copropriété, les charges de copropriété et les procès-verbaux d'assemblée se gardent cinq ans, toujours selon le Service-Public. C'est plus long que la prescription locative, mais ces pièces vous servent d'abord comme copropriétaire.

Factures de travaux : cinq ans, dix ans pour le gros œuvre

Les factures de petits travaux se gardent cinq ans ; celles du gros œuvre, dix ans (Service-Public). Elles servent à plusieurs choses : prouver l'état du logement, répondre à un locataire qui signale un défaut, justifier une dépense déduite.

Sur ce dernier point, le régime compte. En location nue, ces dépenses entrent dans le calcul des revenus fonciers ; en meublé, dans le résultat des bénéfices industriels et commerciaux. Dans les deux cas, la facture est la pièce qui permet de défendre la dépense en cas de contrôle.

Justificatifs fiscaux : six ans, parfois davantage

C'est ici que la conservation devient une obligation. L'article L102 B du Livre des procédures fiscales prévoit de garder pendant six ans les documents sur lesquels l'administration peut exercer son droit de contrôle, à compter de la date de la dernière opération ou de celle à laquelle ils ont été établis. Le texte ne distingue pas les régimes : il vise aussi bien la location nue que le meublé.

Pour les déclarations et avis d'imposition, le Service-Public indique une conservation jusqu'au 31 décembre de la deuxième année suivant la mise en recouvrement. Si une vérification est en cours, ne vous arrêtez pas à ces dates : gardez tout jusqu'à la fin de la procédure.

Enfin, le délai de reprise de l'administration est en principe de trois ans, mais il peut atteindre dix ans dans certains cas, comme une activité occultée (article L169 du même livre). Un bailleur qui déclare normalement n'en est pas là ; l'écart invite simplement à ne pas se caler sur le strict minimum.

Le tableau pour tout classer, côté bailleur et côté locataire

Ce tableau reprend les durées vues plus haut. Le Service-Public parle de durées minimales : vous pouvez garder plus longtemps une pièce utile. Le délai de trois ans vient de l'article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989.

Document	Qui le garde	Durée minimale	Origine
Bail et avenants	Bailleur et locataire	Durée de la location + 3 ans	Service-Public, art. 7-1
États des lieux d'entrée et de sortie	Bailleur et locataire	Durée de la location + 3 ans	Service-Public, art. 7-1
Quittances de loyer	Double chez le bailleur, originaux chez le locataire	Durée de la location + 3 ans	Service-Public, art. 21
Lettres de révision du loyer	Bailleur et locataire	Durée de la location + 3 ans	Service-Public, art. 7-1
Décomptes et justificatifs de charges	Bailleur ; locataire s'il les réclame	3 ans au moins	Service-Public, art. 7-1
Charges de copropriété, procès-verbaux d'assemblée	Bailleur copropriétaire	5 ans	Service-Public
Factures de petits travaux	Bailleur	5 ans	Service-Public
Factures de gros œuvre	Bailleur	10 ans	Service-Public
Pièces comptables et justificatifs fiscaux	Bailleur	6 ans après la dernière opération	LPF, art. L102 B
Déclarations et avis d'imposition	Bailleur	Jusqu'au 31 décembre de la 2e année après la mise en recouvrement	Service-Public

 

Reste la question du support. Pour les pièces soumises au contrôle fiscal, l'article L102 B admet une conservation sous forme papier ou électronique. Un scan net, nommé par date et par logement, et sauvegardé à deux endroits, vous fait gagner de la place. Gardez toutefois l'original signé du bail : c'est la pièce de référence en cas de litige.

Un dossier par location : le réflexe qui évite les mauvaises surprises

Retenez une méthode simple : un dossier par logement, la date de fin de location notée en première page, et une échéance de tri calculée à partir d'elle. Trois ans après le départ du locataire, vous pouvez trier les pièces locatives ; les pièces fiscales et les factures de travaux suivent leur propre calendrier.

Et si un litige est en cours, ou si vous le voyez venir, ne jetez rien : ces durées valent pour un dossier calme, pas pour une procédure ouverte.

Le jour où un ancien locataire vous écrira, la réponse sera dans le classeur. C'est tout l'intérêt de s'y prendre avant.

Questions fréquentes

Combien de temps un bailleur doit-il garder les quittances de loyer ?

D'après le Service-Public, les quittances se gardent pendant la durée de la location, puis trois ans. Ce délai correspond à la prescription des actions nées du bail. Conservez-en un double : il prouve ce que le locataire a payé.

Combien de temps un locataire doit-il conserver ses quittances et son bail ?

Pour le locataire, la durée est la même : le bail, l'état des lieux et les quittances se gardent pendant la location, puis trois ans. Il peut réclamer gratuitement une quittance à son bailleur, qui doit la lui remettre sur demande.

Combien de temps garder les factures de travaux d'un logement loué ?

Selon le Service-Public, les factures de petits travaux se conservent cinq ans et celles de gros œuvre dix ans. Elles servent à prouver l'état du logement et à justifier une dépense déduite en cas de contrôle.

Peut-on conserver ses documents de location sous forme numérique ?

Pour les pièces soumises au contrôle fiscal, l'article L102 B du Livre des procédures fiscales admet la conservation sous forme papier ou électronique. Par prudence, gardez l'original signé du bail et des scans lisibles du reste.

Les durées de conservation sont-elles des maximums ?

Non, le Service-Public parle de durées minimales. Vous pouvez garder plus longtemps une pièce utile, et vous devez tout conserver si un litige ou un contrôle est en cours, jusqu'à la fin de la procédure.