Dossier de location : quels documents le bailleur peut-il exiger du candidat locataire ?

Sélectionner un locataire fiable est la décision la plus importante de toute la vie d'un bail : un bon dossier en amont évite la plupart des impayés en aval. Mais le bailleur ne peut pas demander n'importe quoi. La liste des pièces justificatives exigibles est strictement limitée par décret, et demander un document interdit expose à une amende administrative pouvant atteindre 3 000 € pour un particulier. Cet article passe en revue les documents autorisés pour le candidat et sa caution, les documents formellement interdits, les techniques de vérification des dossiers — y compris face aux faux documents — et la méthode pour sélectionner sans discriminer.

Un cadre légal strict : l'article 22-2 de la loi de 1989

Une liste limitative fixée par décret

Le principe est posé par l'article 22-2 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 : le bailleur ne peut demander au candidat locataire et à sa caution que les documents figurant sur une liste fixée par décret. Ce texte, c'est le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015, qui énumère limitativement les pièces exigibles en quatre catégories : identité, domicile, activité professionnelle et ressources.

Le caractère limitatif de la liste est essentiel à comprendre : tout ce qui n'y figure pas est interdit. Il ne s'agit pas d'une liste indicative que le bailleur pourrait compléter selon son intuition. Demander une pièce hors liste — même de bonne foi, même si le candidat la fournit spontanément sans y être invité — constitue un manquement.

La sanction est une amende administrative prononcée par le préfet : jusqu'à 3 000 € pour une personne physique et 15 000 € pour une personne morale. Les demandes abusives sont régulièrement signalées par les candidats éconduits, notamment via les associations de locataires et les plateformes de signalement.

À qui s'applique cette liste ?

La liste s'applique à toutes les locations de résidence principale soumises à la loi de 1989, vides comme meublées, que le bailleur gère en direct ou par agence. Elle vaut pour le candidat locataire comme pour sa caution (garant physique), avec des listes légèrement différentes pour chacun.

Une précision utile pour les bailleurs autonomes : la liste s'applique dès la phase de candidature, pas seulement à la signature. Le dossier demandé pour « présélectionner » les candidats avant visite est soumis aux mêmes règles. En pratique, mieux vaut demander un dossier allégé avant la visite (identité, justificatif de ressources) et le dossier complet uniquement aux candidats sérieux.

Les documents que le bailleur peut exiger du candidat

Identité et domicile

Pour justifier de son identité, le candidat fournit une pièce d'identité en cours de validité avec photographie et signature : carte nationale d'identité, passeport, permis de conduire, ou titre de séjour pour les candidats étrangers.

Pour le domicile actuel, le décret admet notamment : les trois dernières quittances de loyer (ou une attestation du précédent bailleur indiquant que le locataire est à jour de ses loyers et charges), une attestation d'hébergement, le dernier avis de taxe foncière ou le titre de propriété pour un candidat actuellement propriétaire.

Les quittances du logement précédent sont une mine d'informations : elles révèlent la régularité des paiements et permettent de contacter l'ancien bailleur. L'attestation de bon paiement du bailleur sortant est même l'un des indicateurs les plus fiables du dossier — bien plus que le niveau de revenus seul.

Activité professionnelle et ressources

Pour l'activité professionnelle : contrat de travail ou attestation de l'employeur précisant l'emploi, la rémunération et la date d'entrée en fonction ; carte professionnelle pour une profession libérale ; extrait K ou K bis pour un indépendant ; carte d'étudiant ou certificat de scolarité pour un étudiant.

Pour les ressources, le bailleur peut notamment exiger : le dernier ou les deux derniers bilans pour un indépendant, les trois derniers bulletins de salaire, le justificatif de versement des indemnités ou prestations sociales, l'avis d'imposition (ou de non-imposition), les justificatifs de revenus fonciers ou de pensions. L'avis d'imposition est particulièrement précieux car il est vérifiable : le service en ligne de vérification des avis (SVAIR, sur impots.gouv.fr) permet de confirmer l'authenticité d'un avis à partir de son numéro fiscal et de sa référence.

Côté méthode, le ratio classique reste un loyer charges comprises n'excédant pas environ un tiers des revenus nets du foyer. Pour un loyer de 750 € charges comprises, on recherchera ainsi des revenus nets mensuels d'environ 2 250 €. Ce ratio n'a rien de légal — c'est un usage — mais il structure utilement l'analyse, en le pondérant par la stabilité de la situation (CDI confirmé, ancienneté, garant solide).

Les documents exigibles de la caution

La caution personne physique fournit des documents similaires : pièce d'identité, justificatif de domicile, justificatifs d'activité et de ressources. L'objectif du bailleur est de vérifier que le garant pourrait réellement assumer le loyer en cas de défaillance du locataire — un garant dont le taux d'effort serait déjà saturé par ses propres charges n'apporte qu'une protection illusoire.

Rappelons que l'acte de cautionnement obéit à ses propres règles de validité (mention de l'engagement, montant du loyer, durée), et que le choix entre caution simple et caution solidaire change radicalement l'efficacité de la garantie. Enfin, l'article 22-1 de la loi de 1989 interdit en principe de cumuler une caution avec une assurance loyers impayés pour un même locataire, sauf s'il est étudiant ou apprenti — un arbitrage à faire avant de constituer le dossier, comme nous l'expliquons dans notre comparatif entre GLI et caution.

Les documents interdits : la ligne rouge à ne pas franchir

La liste noire des demandes prohibées

Parmi les documents et informations qu'un bailleur ne peut jamais exiger figurent notamment :

• la copie de relevés de compte bancaire ou une attestation de bonne tenue de compte ;
• une autorisation de prélèvement automatique ;
• un chèque de réservation du logement ou un versement d'argent avant la signature du bail ;
• la carte Vitale ou tout document relatif à l'état de santé ou au dossier médical ;
• un extrait de casier judiciaire ;
• le jugement de divorce (à l'exception du paragraphe attestant des pensions versées ou reçues) ;
• le contrat de mariage ou un certificat de concubinage ;
• une photographie d'identité, hormis celle figurant sur la pièce d'identité ;
• plus de deux bilans pour un travailleur indépendant.

Cette liste n'est pas exhaustive : le principe reste que seules les pièces du décret de 2015 sont exigibles. Le réflexe des relevés bancaires, encore très répandu chez les bailleurs particuliers, est probablement l'infraction la plus fréquente — et la plus facilement sanctionnable, puisqu'elle laisse une trace écrite dans les échanges avec le candidat.

Pourquoi ces interdictions protègent aussi le bailleur

Ces interdictions ne sont pas qu'une contrainte : elles bornent le terrain de la sélection et réduisent le risque de contentieux pour discrimination. L'article 225-1 du Code pénal prohibe la discrimination fondée sur plus de vingt critères (origine, situation de famille, état de santé, âge, opinions, etc.), et la location est un terrain de contentieux actif, notamment via les opérations de testing. Un bailleur qui s'en tient aux pièces du décret et à des critères objectifs de solvabilité se met largement à l'abri.

Bonne pratique : formalisez vos critères avant de diffuser l'annonce (taux d'effort maximal, type de justificatifs, garant ou GLI) et appliquez-les uniformément à tous les candidats. En cas de contestation, cette grille objective constituera votre meilleure défense.

Vérifier un dossier : méthode et parades contre les faux documents

Les vérifications légitimes à votre portée

La fraude documentaire est le talon d'Achille de la sélection : les faux bulletins de salaire s'achètent en ligne pour quelques dizaines d'euros. Plusieurs vérifications simples et parfaitement légales s'offrent au bailleur. L'avis d'imposition se contrôle sur le service de vérification d'impots.gouv.fr : c'est la pièce la plus difficile à falsifier utilement. La cohérence interne du dossier se vérifie ensuite : le net imposable cumulé des bulletins de salaire doit être cohérent avec l'avis d'imposition, l'employeur mentionné doit exister (un extrait Sirene gratuit sur annuaire-entreprises.data.gouv.fr suffit), et les dates d'ancienneté doivent concorder entre contrat et bulletins.

Le candidat peut aussi être orienté vers DossierFacile (dossierfacile.logement.gouv.fr), le service public du dossier de location : les pièces y sont vérifiées par l'État et le dossier labellisé est transmis au bailleur sous forme sécurisée. Pour un bailleur autonome, exiger un dossier DossierFacile est un moyen simple d'externaliser une grande partie du contrôle documentaire, sans coût.

Que faire face à un doute sérieux ?

En cas d'incohérence, ne vous transformez pas en enquêteur au-delà du légal : vous ne pouvez pas appeler la banque du candidat ni exiger des pièces hors liste « pour lever le doute ». En revanche, rien n'interdit de contacter l'employeur pour vérifier l'attestation qu'il a lui-même établie, ou l'ancien bailleur signataire d'une attestation de bon paiement.

Si la fraude se révèle après la signature, sachez que la production de faux documents peut constituer un faux et usage de faux (article 441-1 du Code pénal) et, selon la jurisprudence, justifier la résiliation du bail lorsque le consentement du bailleur a été vicié par des manœuvres dolosives. Mais la procédure est longue : la prévention en amont reste incomparablement plus efficace que la réparation en aval.

Organiser sa sélection : du dossier à la décision

Structurer le processus de candidature

Une sélection efficace suit un entonnoir : annonce précise (loyer, charges, critères objectifs), pré-dossier allégé avant visite, visite, puis dossier complet pour les deux ou trois candidats retenus. Cette organisation évite de collecter des dizaines de dossiers complets — ce qui pose aussi des questions de protection des données.

Car le bailleur qui collecte des pièces justificatives traite des données personnelles au sens du RGPD : conservez uniquement le dossier du locataire retenu, supprimez les dossiers des candidats écartés dans un délai raisonnable (quelques mois au plus, le temps de couvrir un éventuel désistement), et ne diffusez jamais un dossier à des tiers.

Décider sur des critères objectifs

Au moment de trancher entre plusieurs bons dossiers, gardez trois principes. Premièrement, la stabilité vaut mieux que le montant : un CDI confirmé à 2 300 € est souvent plus sûr qu'une mission d'intérim à 3 000 €. Deuxièmement, la cohérence du parcours locatif : quittances régulières et attestation du précédent bailleur pèsent lourd. Troisièmement, l'adéquation garantie/profil : garant solide pour un étudiant, GLI pour un actif éligible — sans jamais cumuler les deux hors cas autorisés.

Enfin, notifiez simplement leur non-sélection aux candidats écartés, sans motivation détaillée : vous n'y êtes pas tenu, et une motivation maladroite peut créer un risque juridique là où il n'y en avait pas.

Ce qu'il faut retenir

La constitution du dossier de location est encadrée par une liste limitative : le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015 énumère les seules pièces exigibles du candidat et de sa caution — identité, domicile, activité, ressources — et tout le reste est interdit, sous peine d'une amende administrative de 3 000 € (15 000 € pour une personne morale). Relevés bancaires, chèque de réservation, carte Vitale ou casier judiciaire font partie de la liste noire absolue.

Ce cadre n'empêche nullement une sélection rigoureuse : vérification de l'avis d'imposition sur impots.gouv.fr, contrôle de cohérence des bulletins de salaire, attestation de l'ancien bailleur, dossier labellisé DossierFacile. Le bailleur qui combine ces vérifications légales avec des critères objectifs appliqués uniformément sélectionne mieux — et se protège à la fois du risque d'impayé et du risque de contentieux pour discrimination.

Un dossier bien construit est votre première assurance loyers impayés : prenez le temps de le faire dans les règles.

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